Varför kan det vara värdefullt att låta en extern part hålla i mötet?
Under våren hade vi glädjen att stötta en kommun genom att processleda några dialogmöten för att hämta in underlag till en nytt Kultur- och fritidspolitiskt program. Dialogmöten är något av det roligaste vi gör, eftersom det handlar om att låta alla parter komma till sin rätt.
Vår uppgift är att först se till att grundligt förstå vad vår värd och uppdragsgivare vill ha ut av sina dialogmöten och hjälpa till att planera upplägget både på själva dialogen och arbete innan. Självklart läser vi in oss på nödvändigt bakgrundsmaterial och stämmer av vårt upplägg innan genomförande.
Dialoger har olika förutsättningar beroende på vilka det är som är tänkta att delta. Vid medborgardialoger så är det enskilda personer som kommer i sin egenskap av att vara just medborgare i kommunen. Det betyder att förarbetet får en annan betydelse än när det är dialoger inom en förvaltning eller organisation. Vid medborgardialoger blir frågan om hur och var inbjudan och information om att dialogen ska genomföras central. Hur når man så många medborgare som möjligt med informationen, och kanske ännu viktigare, hur får man så många som möjligt att tycka att det är värt att komma? Lokalen, platsen och hur dialogen presenteras blir centralt. Vilka perspektiv och erfarenheter är viktiga att bjuda in? Riskerar tillvägagångssättet att bjuda in att indirekt utesluta vissa perspektiv och erfarenheter? Att erbjuda matig fika och möjlighet att ta med barn kan till exempel vara bra metoder för att få fler att komma utan att det orsakar för mycket stress och extra planering.
Är det dialoger som syftar till att olika funktioner inom kommunen ska mötas så som föreningslivet behöver informationen innan vara lite annorlunda. Även om det aldrig är fel att bjuda på matig fika och kaffe och te är nästan alltid en förutsättning.
När deltagarna väl är på plats är det vår uppgift som processledare att sätta rätt stämning genom vår energi och vårt fokus. Vi presenterar och håller i ramarna så att våra värdar fullt kan koncentrera sig på att lyssna och reflektera över den information och det material som kommer fram.
Steg för steg slussar vi deltagarna genom att ställa frågor och uppföljande reflekterande frågor. Genom att vi i förväg begrundat vilka ramar som gäller (vad är syftet, vad ska uppnås, vad ska det leda till och varför då?) navigerar och håller vi mötet så att så mycket relevant information, erfarenhet och perspektiv som möjligt kommer fram.
Vi varierar våra former för att inhämta information eftersom vi vet att vi människor kommer till sin rätt på olika sätt och för att öka tillgängligheten.
Därför kan det vara värdefullt att låta en extern part hålla i mötet. Så den som är värd kan vara i mötet och ta vara på dialogen. En extern part kommer också med ett utifrån perspektiv som är nyttigt, både i förarbetet och under dialogen. Genom en extern part kan man dra nytta av andra organisationers erfarenheter, kunskap och misstag.